دستور کار واحد روابط عمومی

دستور کار واحد روابط عمومی

يكي از عواملي كه در سرنوشت هر تشکل ، هیئت ، مؤسسه، گروه و فرد اهميت و ارزش اساسي دارد و آنها را در نيلبه هدفها ياري ميدهد; كيفيت رابطه آنها با افراد و مؤسساتي است كه با آنها سروكار دارند و همچنين با افكار عمومي جامعهاي است كه در آن به فعاليت مشعولند. هر اندازه اين ارتباط بطور مفيدي مستقر وبه شكل مؤثري گسترش يافته باشد، به همان اندازه آن مجموعه در دستيابي به اهداف خودموفقتر ميباشد. اكنون به عنوان يك اصل اساسي در مديريت پذيرفته شده كه مجموعه ها برايرسيدن هرچه بهتر و راحتتر به مقاصد خود نيازمند به حسن رابطه و درك متقابل و توسعه تفاهم بايكديگر و عموم مردم ميباشند.
روابط عمومی یعنی مردم مداری
روابط عمومی مجموعه ای از عملیات ارتباطی آگاهانه و مبتنی بر تحقیق و برنامه است که با استفاده از شیوه های علمی و هنری بدنبال اطلاع رسانی به مردم و اطلاع یابی از آنان به منظور تجزیه و تحلیل گرایش های مخاطبان و افکار عمومی می باشد.
روابط عمومی هنر است ، علم است ، فن است ، روابط عمومی آیینه تمام نمای تشکل و جایگاه دریافت و انتقال اطلاعات است.روابط عمومی تبلیغ ، ترغیب ، تشویق و نفوذ در افکار عمومی را بر عهده دارد.
شرح وظايف روابط عمومي
ارتباطات، امور فرهنگي و نمايشگاه ها، انتشارات، سنجش افكار و پژوهش و برنامهريزيدستهبندي كرد. كه در زير به تشريح اين وظايف ميپردازيم.
1-ارتباطات
* سياستگذاري، برنامهريزي و كاربرد شيوهها و برنامههاي مناسب براي انعكاس اهدافو سياست ها
*گردآوري، جمعبندي و تحليل نظرها و ديدگاه هاي مردم، نخبگان و رسانهها در زمينه فعاليتهايتشکل و ارائه آن به مديريت
* اعلانمواضع تشکل
2-امورفرهنگي ونمايشگاه ها
*مشاركت در برگزاري سمينارها و گردهمايي تخصصي و عمومي تشکل
*مديريت نمايشگاه ها (سالانه، دايمي و …) در خارج و داخل تشکل
* طراحي و توليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان (متناسب با سلايق و علايق قشرها)
*تهيه، تدوين و اجراي تقويم مراسم داخل تشکل
3-انتشارات
*تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه تشکل براي ارائه به افكار عمومي
*انتشارنشريهداخلي و برونسازماني تشکل
4-سنجشافكار
* نقد و بررسي بازتاب فعاليت هاي تشکل در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانهها و دستگاه ها از يك سوو مديران و كاركنان از سوي ديگر و ارائه گزارش آن به مديريت
* سنجش افكار عمومي درون سازماني به منظور بازيابي مسائل و ارائه راهكارهاي مناسب به مديريت.
5-پژوهشوبرنامهريزي
* تهيهگزارشهايعملكرد دورهاي ازفعاليت هاي روابط عمومي
* نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليت هاي جديد در قلمرو وظايف روابط عمومي
*طراحي و برنامهريزي براي ارتقاء كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين تشکل ومردم با يكديگر بيانجامد.

روابط عمومي مطلوب
•توجه به اصول اخلاقي
•توجه به روابط عمومي بينالمللي
•قدرت مشاوره مديريت
•كارآيي روابط عمومي داخلي
•برنامهريزي براي رهبران فكري
•ارتباط اصولي با رسانهها
•كلان نگري در انجام وظايف و تأثيرگذار بودن
•داشتن برنامه عمل
•اطلاعيابي
•اولويت ارتباطات مردمي
•سازماندهي و مديريت علمي
•توانمندي توليد فرآوردههاي فرهنگي
•ايفاي نقش در قالب نهاد مدني

روابط عمومي داخلي در تشکل
•انتشار نشريه داخلي
•بولتن برد يا لوحه اخبار
•سازماندهي دريافت پيشنهادها
• مشاركت در غم و شادي اعضاء
• اطلاع رساني به مسئولان
•اطلاع رساني به اعضاء
• سنجش افكار عمومي
•نصب تابلو اعلاناتدر کنار برگزاری مراسم
• راه اندازي روزنامه ديواري ویژه اعضاء
• تهيه متون سخنراني
• مشاوره مديريت
• پيگيري ويژه براي رفع مشكلات اعضاء

روابط عمومی تشکل در یک نگاه
•گردآوري و تدوين برنامههاي ساليانه تشکل و ارائه به مدیریت و یا دبیر
• گردآوري و تدوين گزارش ساليانه تشکل ارائه به مخاطبان و اعضاء
•برگزاري کارگاه های تخصصي در امر اطلاعرساني ویژه اعضاء
•انجام فعاليت هاي مربوط به شركت اعضاء فعال در سمينارهاي خارج از تشکل
•كمك به اعضای فعال جهت ارائه مقاله در سمينارها و مجلات
•ايجاد ارتباط منظم بين اعضای فعال و مدیریت تشکل و تلاش براي بهبود روابط آنان
•برنامهريزي بازديدهاي مدیریت و اعضای فعال از ساير تشکل ها و تعامل با آنان
• برنامه ريزي بازديدهاي افراد خارج از تشکل ، از تشکل
•جمعآوري و تحليل نظرات مخاطبين تشکل و ارائه پيشنهاد براي بهبود آن
• سنجش افكار اعضای فعال در زمينههاي مختلف
• ارائه اطلاعات لازم به مراجعين مركز درباره اهداف، فعاليت ها و خدمات تشکل
• جمعآوري و تحليل كليه اطلاعات در داخل و خارج از تشکل كه بر فعاليت و عملكرد آن تأثيرميگذارند و ارائه نتايج به مدیریت
• تلاش براي شناساندن تشکل و اهداف و خدمات آن به جامعه و مخاطبين خاص آن از طرقمختلف
• انتشار اخبار مربوط به فعاليت هاي تشکل از طريق وسايل ارتباط جمعي
•تهيه و توزيع نشريات داخلي و بولتنهاي خبري براي افزايش آگاهي ها اعضای فعال